Organizar el escritorio de nuestro ordenador, ya sea un PC o un portátil, es importante para optimizar nuestro trabajo, y también nuestros ratos de esparcimiento u ocio, y no caer en una situación de desorden (y hasta de caos) que nos haga perder eficacia y malgastar nuestro valioso tiempo en busca del archivo perdido.
Motivos por los que deberíamos organizar adecuadamente nuestros archivos y ficheros informáticos
- Tener los archivos que estamos utilizando con mayor asiduidad siempre a mano, es decir, con un acceso directo en lugar visible en el escritorio del PC.
- Poder acceder con mayor rapidez a los archivos que necesitamos.
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- No tener que recurrir constantemente al buscador de archivos, con la consiguiente pérdida de tiempo y esfuerzo.
- Convertir nuestro trabajo en más fácil y cómodo, evitando nervios y estrés.
- Mejorar nuestra imagen personal y de la empresa para la que trabajamos, ya que un escritorio ordenado transmite la sensación de ser pulcro y riguroso.
5 claves para organizar eficazmente las carpetas del PC
Con estas sencillas recomendaciones, tendrás siempre el escritorio de tu PC muy bien ordenado y con una una buena apariencia estética:
- Reserva los accesos directos únicamente para los archivos necesarios. En la práctica, normalmente solo utilizamos unos pocos programas y archivos para nuestro trabajo diario. Así que no tiene sentido tener el escritorio saturado de iconos que no usamos, puesto que lo único que logramos con esto es confundirnos y perder el tiempo buscando los archivos útiles entre un maraña de documentos obsoletos. Es tan fácil cómo hacer una selección objetiva de lo que es útil para nosotros y, de vez en cuando, ir eliminando los accesos directos de lo que ya no usamos. Recuerda esta máxima: "lo que no es necesario sobra".
- Crea una carpeta de documentos con varias subcarpetas. Incluso aquellos documentos que utilizas con asiduidad no tiene sentido tenerlos todos en accesos directos, puesto que acaban despistándonos, sobre todo cuando empiezan a ser numerosos. Un sistema muy práctico y lógico de organización es crear una carpeta principal en el escritorio, y dentro ir poniendo diferentes subcarpetas agrupadas por áreas o temas.
- Elige con criterio los nombres de los ficheros. De esta forma, te será mucho más fácil encontrar lo que buscas rápidamente, sin tener que abrir cada documento para ver lo que hay en su interior. Nuestra recomendación es usar nombres cortos pero lo más descriptivos posibles y con la fecha. Por ejemplo: informe1_prevención_laboral_fecha.
- Incluir una carpeta de descarga en los accesos directos. En la que deberíamos guardar aquellos Pdf, imágenes, direcciones URL, etc. que pensamos que nos pueden ser de utilidad. ¿Te has parado a pensar en el tiempo que se pierde tratando de buscar o recuperar paginas de Internet con información interesante o básica para nosotros, pero que no recordamos la dirección?
- Hacer una copia de seguridad de manera periódica. Aunque no es una tarea de organización del escritorio propiamente dicha, es fundamental para no perder nunca información importante o, peor aún, horas y horas de trabajo ya realizado. Podemos hacer algún tipo de backup con toda la información en bloque o copiar los documentos más importantes en algún tipo de memoria virtual (como Dropbox, icloud...), o bien en una memoria externa.
En realidad, mantener el escritorio de nuestros equipos informáticos no es difícil, basta con hacer un análisis rápido y luego irlo actualizando con una periodicidad concreta: por ejemplo un vez por semana. Post relacionados:
