Para alcanzar un nivel óptimo de productividad es totalmente fundamental lograr una buena organización del trabajo, tanto a nivel personal como de equipo.
En el presente artículo, te vamos a dar algunas claves de comprobada eficacia a la hora de planificar y ejecutar nuestras tareas individuales y colectivas.
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Cómo organizarse a nivel individual
A priori, la organización de las tareas personales es más sencilla que cuando implica a un grupo de personas, puesto que no tenemos que depender de nadie, ni tampoco dividir el trabajo y las tareas ni consensuar temas. Pero en la práctica no siempre es tan sencillo organizarse individualmente, ya que existen una serie de factores que inciden negativamente en la eficacia de nuestro de trabajo personal. Los principales problemas que nos encontramos a la hora de auto organizarnos son: los malos hábitos de planificación personal y las distracciones. Algunos trucos para organizarnos mejor:
- A primera hora del día, apuntar lo que queremos hacer durante la jornada y el tiempo (aunque sea aproximado) que le vamos a dedicar. Es una cuestión sencilla y efectiva y lógica que a veces se nos olvida. Basta con coger papel y lápiz mientras tomamos el primer café matutino y organizarnos el día. Si preferimos las nuevas tecnologías, hoy en día existen aplicaciones fantásticas (y algunas de ellas gratuitas) para usar desde el smartphone a modo de agenda electrónica con muchas funcionalidades, como ToDois o Wunderlist.
- Planificar también los descansos, puesto que, aunque no lo parezca, tan importante para rendir a tope y trabajar con calidad son los periodos de actividad como los de descanso. Sino realizamos las pausas necesarias nos estresaremos, cometeremos errores y la calidad del trabajo se resentirá. En dicha planificación, debemos tener en cuenta que, cuanto más compleja y mayor nivel de concentración requiera una tarea, más a menudo tendremos que parar y descansar un poco para poder recargar pilas y volver a trabajar al máximo nivel.
- Evitar procastrinar, es decir, distraernos constantemente con los mensajes del móvil, las redes sociales o el correo electrónico, dilatando el tener que enfrentarnos a aquellos trabajos que nos resultan más complicados o pesados.
La planificación del trabajo en equipo
Trabajar en equipo con eficacia y un claro enfoque a resultados implica un trabajo importante de organización y de organización del grupo, tratando siempre de limar asperezas y cuidando el clima laboral. Nuestros consejos en esta cuestión son:
- Intentar asignar un rol a cada miembro del equipo, con especial atención al papel del líder, en función de las competencias, aptitudes, características, motivaciones, carácter y personalidad de cada cual.
- No incentivar la competencia sino la colaboración, tratando siempre de estrechar lazos y que las personas se sientan a gusto e integradas en el equipo.
- Ser rigurosos en los objetivos, trabajos a realizar y fechas de entregas de cada miembro del equipo, con el fin de que la eficacia y productividad colectiva no se vea mermada.
- Tener muy claro que tanto los fallos como los logros son producto del trabajo y del esfuerzo colectivo.
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