Para llevar a cabo cualquier meta en nuestra vida, tanto de trabajo como de ocio, siempre vamos a necesitar un bien cada vez más escaso, y por lo tanto, preciado: tiempo. En este artículo te vamos a dar las claves para optimizarlo de la mejor forma posible.
La clave de la productividad personal y empresarial se encuentra en cómo gestionar el tiempo
Con una óptima gestión del tiempo es mucho más fácil lograr toda clase de metas y objetivos, tanto personales como colectivos, como serían los de nuestra pyme o negocio.
Todos conocemos a personas que son capaces de hacer muchísimas cosas en muy poco tiempo y, además, con calidad. ¿Son súper héroes? Para nada, son personas como tú o como yo que, simplemente, siguen unos patrones de conducta y de organización de sus tareas caracterizados por:
- Tienen muy claro lo que tienen que hacer y cuanto tiempo van a necesitar para hacerlo.
- Se centran en las tareas más importantes o urgentes o dicho de otro modo: saben priorizar.
- Se fijan unas rutinas claras de trabajo y las cumplen.
- Tienen unos objetivos definidos y se centran en su consecución.
- Ponen en marcha sistemas de trabajo estratégicos, buscando la máxima eficacia.
- No aplazan indefinidamente las tareas que no les gustan o les resultan excesivamente dificultosas, es decir, no se dejan llevar por la procrastinación.
Y, por encima de todo, huyen de las distracciones, de esos ladrones del tiempo que nos impiden trabajar con mayor eficacia. Si bien es cierto que, en la actualidad, las omnipresentes nuevas tecnologías (móviles, tablets, redes sociales...) pueden ser un fuente inagotable de distracciones, existen una serie de trucos para minimizar sus efectos:
- Aparcar o apartar, incluso de manera radical todo aquello que sabes que te va a distraer. Por ejemplo, apagar el smartphone durante unas horas al día, o al menos desconectar el Whatsapp y/o las redes sociales.
- Marcarte un tiempo concreto para consultar tus emails u otro tipo de mensajes para no estar comprobándolos constantemente.
- Intenta crear un ambiente de trabajo, ya sea en casa o en la oficina, que propicie la relajación y evite distracciones. Busca una zona iluminada, ventilada y con los mínimos ruidos posibles.
- Algunos compañeros también pueden ser fuente de distracciones. No te debe dar apuro decirles, siempre de un forma amable y adecuada, que quizás ahora no es el momento de comentar la jornada deportiva del fin de semana.
Unos últimos trucos para optimizar tu tiempo laboral
- Intenta centrarte en una sola cosa y no dejes las tareas a medias.
- Aprende a delegar. Es imposible querer hacerlo todo ni controlarlo todo. Al final, una actitud de este tipo te va a conducir a justo lo contrario que deseas: no lograrás trabajar con calidad ni con la suficiente productividad.
- Limita el número de reuniones y el tiempo de la mismas. Y, sobre todo, organízalas de forma que, al terminarlas, no tengas la sensación de haber perdido varias hora sin llegar a ninguna conclusión ni acuerdo importante.
- Agrupa los trabajos o tareas que sean similares para realizarlas en el mismo momento o día de la semana. Seguro que las acabas antes que si te ocupas de ellas de forma intermitente.
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