Un día tiene exactamente 24 horas, ni una más ni una menos. El problema es que para muchas personas el día se le queda corto para todo lo que tienen que hacer, sintiéndose por ello agobiados y angustiados.
Aunque 24 horas son 1.440 minutos y eso es impepinable y, además, más o menos 1/3 de esas horas las dedicamos a descansar y dormir, lo cierto es que una buena planificación y organización puede ayudarnos a optimizar cada minuto de nuestro tiempo, logrando así conciliar el trabajo, con la familia y el ocio.
Los especialistas señalan los siguientes como algunos secretos para una óptima gestión del tiempo:
Una buena práctica es, a primera hora de la mañana, mientras te tomas un buen café, apuntar las tareas que tienes o quieres hacer durante el día. con sus correspondientes horarios, aunque sean aproximados.
Del conjunto de tareas que has apuntado, lo más probable es que no todas sean urgentes ni importantes. Por ello, es importante que subrayes o remarques las cosas imprescindibles y, con un color diferente, las que consideres que tienen una importancia media.
De esta forma, si a lo largo del día, por las circunstancias que sean, no puedes con todos los trabajos que tenías previstos, podrás centrarte en los más importantes y posponer el resto.
Asumir tareas o funciones que podrían, y deberían, ser realizadas por otras personas es una de las mayores pérdidas de tiempo que existen. Si no delegas, es totalmente imposible que puedas llegar a todo.
Uno de los peores enemigos de la productividad es proponerte realizar una gran cantidad de trabajo en un tiempo insuficiente. Los plazos imposibles de cumplir solamente te van conducir al estrés, al desánimo o, peor aún, que los acabes haciendo con una calidad pobre, lo cual no te va a satisfacer ni a ti mismo ni, por supuesto, a tus superiores o clientes.
Todos sabemos que cuando estamos concentrados somos capaces de realizar el doble de trabajo en la mitad de tiempo y, además, de mayor calidad. El problema es que, hoy en día, estamos rodeados de actividades y estímulos que nos pueden distraer con suma facilidad. El móvil, con sus constantes llamadas y mensajes de Whatsapp, es uno de los principales ladrones de tiempo, aunque no el único. También el correo electrónico y, sobre todo, las redes sociales pueden ser fuentes de pérdida de concentración constantes, por lo que debemos racionalizar su uso.
A todos nos pasa alguna vez que, por pereza o miedo a enfrentarnos a tareas complejas o desagradables, tendemos a aplazarlas, sustituyéndolas por otras tareas más livianas o con simples y llanas distracciones. A esto se le llama procrastrinar y, para luchar contra ello, se necesita: decisión, fuerza de voluntad y, especialmente, tratar de alejarnos de las fuentes de distracción como la televisión, el móvil y ciertas páginas de Internet.
Ponerte plazos, dosificar las tareas más complejas o tratar de hacerlas a primera hora (cuando estás más despierto y lúcido) o darte pequeñas recompensas tras el trabajo que te hayas propuesto, son pequeños y sencillos trucos que, sin embargo, pueden resultar de gran ayuda en la siempre complicada gestión de nuestro tiempo.
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